Att hantera löner är någonting som alla företag måste göra. Om man har en omfattande verksamhet med många anställda, kan det dock snabbt bli ett komplext arbete. Genom att använda administrativa lönetjänster för hantering av löner kan man förbättra efterlevnad av bestämmelser & avtal, automatisera stora delar av arbetet och framförallt se till så att man har anställda som får sin lön i tid. Ingenting sänker moralen mer än en fördröjd lön! I följande artikel ska vi kortfattat undersöka vad som är viktigt att tänka på när du bygger system för löneadministration.
Expertis
Hantering av löner handlar inte bara om att skicka ut diverse betalningar, utan det finns skatteregler, bonusar och lagar avseende arbetsrätt som måste betalas ut och följas. Lönernas skatt måste beräknas, rapporteras och betalas (oftast). Anställda måste hanteras individuellt och eventuella bonusar, arbetstid och avtal måste analyseras.
Många företag drabbas av påföljder på grund av bristande efterlevnad av skattelagstiftning. Dessa påföljder kan innebära stora kostnader som i många fall är avgörande för att företaget ska kunna fortsätta att driva verksamhet. Specialiserade lönetjänster har möjlighet att avsevärt minska risken för skattetillägg eller revisioner genom att till exempel tillhandahålla automatiska uppdateringar av skattekoder, erbjuda realtidsdata om ändringar i lagstiftning och verktyg som hjälper till att kategorisera anställda i enlighet med arbetslagstiftning.
Automatisering
Moderna lönetjänster utnyttjar automatisering för att effektivisera alla de komplexa arbetsuppgifter som ofta ingår i hantering av löner. Detta frigör anställda så att de kan fokusera på att fylla en mer strategisk roll inom företaget, vilket lämpar sig bättre för människor. Det finns en anledning till att synålen ersattes med en maskin.
Genom att automatisera processer som spårning av arbetstid, skatteformulär och insättningar på bankkonton kan man minska risken för mänskliga fel i processen och öka dess effektivitet. Automatisering säkerställer till exempel att saker som sjukfrånvaro och semesterersättning beräknas ordentligt utan att saker och ting behöver analyseras manuellt. De flesta moderna lönetjänster erbjuder dessutom anpassningsbara arbetsflöden som gör det möjligt för företag att skapa specialanpassade metoder som passar just deras företag. Automatiseringsprocessen ger även det hela betydligt högre säkerhet.
Skalbarhet & integrering
De flesta företag använder redan flera olika system för att hantera sin verksamhet. Bokföring, tidrapportering och projekthantering är alla saker som vanligtvis sker mer eller mindre automatiskt nuförtiden. En bra lönetjänst erbjuder möjligheter att sömlöst integreras med andra digitala verktyg i företaget. Att ha ett sammanhängande dataflöde mellan plattformar är en vass fördel. Vi rekommenderar att du tänker på detta när du bygger eller letar efter en lönetjänst för just ditt företag. Djup sammankoppling mellan system sparar tid, minskar redundans och hjälper företagsledare att generera värdefulla insikter om kostnader och trender.
En av fördelarna med detta är att skalbarheten av företaget ökar avsevärt. Det blir helt plötsligt betydligt enklare att tillgodose nya anställda och utöka företagets storlek. Om systemen redan finns där, är det ju inga problem att bara lägga till en ny anställd utan att ytterligare arbete nödvändigtvis krävs. Vi rekommenderar att du även tänker på företagets framtida tillväxtmöjligheter när du skaffar dig en lönetjänst.
Viktiga saker att tänka på när du bygger system för löneadministration